Eihän hyvä idea jää pöytälaatikkoon? Asiantuntijatuen vinkit ratkaisujen hyödynnettävyyteen

Aikaisemmin kehittämisen lähtökohtana oli usein olettamus sopivasta loppuratkaisusta. Kehittäjät arvioivat, mikä on heidän mielestään paras ratkaisu, eikä prosessiin osallistettu asiakkaita. Vasta toteutuksen jälkeen saatettiin huomata, ettei lopputulos ollutkaan asiakkaiden mielestä toimiva. Kun kehitystä tehdään ihmislähtöisesti, palvelujen käyttäjien ääni kuuluu kehityksessä heti alusta asti, ja he testaavat ratkaisuidean hyödyllisyyttä jo ennen julkaisua. 

Asiantuntijatuki-hankkeen kaikissa projekteissa hyödynnettävyyteen on kiinnitetty huomiota jo projektin alkumetreillä kerryttämällä ymmärrystä asiakas- ja toimintaympäristöstä suoraan käyttäjiltä ja tärkeiltä sidosryhmiltä ja selvittämällä millaisia olemassa olevia ratkaisuja on jo tehty. 

Keräsimme projekteilta parhaita käytäntöjä ja vinkkejä ratkaisuideoiden arviointiin, testaamiseen ja hyödynnettävyyden suunnitteluun.

Kokeile ratkaisuidean palasia

Ratkaisuideoita kannattaa luonnostella ja kokeilla matalalla kynnyksellä koko kehitysprojektin ajan. Kun varsinaisen ideointivaiheen jälkeen on päätetty, minkä ratkaisuehdotuksen kanssa edetään, se herätetään henkiin tekemällä ensimmäinen luonnos tai malli, eli ratkaisun prototyyppi. Jo hyvin kevyt luonnostelu riittää tukemaan keskustelua ja mahdollistaa palautteen antamisen. Kokeilemalla ratkaisuideaa palvelun oikeilla käyttäjillä vältetään kalliit suunnitteluvaiheen virheet. 

Asiantuntijoiden vinkkilista kokeiluihin:

• Testaa projektin varhaista hypoteesia esimerkiksi osana asiakastutkimusta
• Etsi benchmarkkeja, eli olemassa olevia ratkaisuja projektin alussa ja myös ideointivaiheessa 
• Luo kokeiltavia luonnoksia, eli prototyyppejä! Prototypointi ei ole vain digipalveluille ja käyttöliittymille, vaan myös ohjeistoista, palvelupoluista ja toimintamalleista voi luoda kokeiltavia testimalleja
• Testaa ideoita työpajoissa ja arjen keskusteluissa
• Jaa luonnoksia avoimesti ja pyydä niille kommentteja virtuaalisella valkotaululla

Uskalla keskustella keskeneräisestä

Kun työpöydällä alkaa olla ratkaisun luonnoksia, on aika avata keskustelu! Keskeneräisiä ratkaisuideoita on hyvä esitellä oman organisaation sisällä, mutta näkökulmia voi etsiä myös sen ulkopuolelta. Sisäinen osallistaminen helpottaa uuden palvelun tai toimintamallin käyttöönottoa ja siihen sitoutumista. Käyttäjiä ja verkostoja osallistamalla taas saat uutta tietoa ja voit varmistaa, että ratkaisu on hyödynnettävissä myös muille saman haasteen kanssa painiville.

Vinkkilista keskusteluihin:

• Etsi tärkeitä sidosryhmiä organisaation sisältä ja esittele projekti ja sen ratkaisuehdotuksia erityisesti heille
• Keskustele ratkaisuehdotuksista käyttäjien kanssa ja kysy heidän näkökulmiaan
• Kontaktoi verkostojasi - etsi muita julkisorganisaatioita, joita ratkaisu voi kiinnostaa ja pyydä heitä mukaan keskusteluun. Näin projektista voi hyötyä myös sen ulkopuoliset tahot!

Tee projektin tuotoksille matkasuunnitelma!

Mitä tuotoksille tapahtuu, kun projektin ovi sulkeutuu? Ennen projektin päättymistä on tärkeää miettiä, kuka tuloksia hyödyntää ja mihin. Tuotosten ja raporttien muoto riippuu siitä, mitä niillä on tarkoitus tehdä seuraavaksi. Hyvätkin tuotokset voivat jäädä hyödyntämättä, jos ne eivät ole ymmärrettävissä. Ennen viimeistä tallennusta, tarkistathan vielä, että kieli on ymmärrettävää ja sisältö helposti käyttöönotettavissa!

Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen projektissa hyödynnettävyyttä lähdettiin tarkastelemaan kolmelta eri näkökulmalta: sisäisen keskustelun kautta, teknisellä selvityksellä ja kilauttamalla kaverille. Sisäisessä keskustelussa projektiryhmä esitteli löydöksiään. Teknisessä selvityksessä katsottiin valitun alustan mahdollisuuksia, rajoituksia ja ideoiden toteutuskelpoisuutta. Kolmantena projektiryhmä kilautti kaverille, eli kutsui ulkopuolisia asiantuntijoita projektivierailulle kertomaan hyvistä käytännöistä. 

Vinkkilista sisällön hyödynnettävyyteen:

• Huomioi erilaiset käyttäjät ja käyttötarkoitukset: milloin käytät organisaatiolle tuttuja termejä, mitä sanoja käyttäjä ymmärtää vai pitääkö sanasto selittää auki
• Viilaa yksityiskohdat käyttäjilleen soveltuvaksi: valitse oikeat kanavat ja sisällön muodot, eli käytettävät työpohjat ja työkalut
• Hyödynnä visuaalisuutta tukemaan sisällön ymmärrettävyyttä ja vaikuttavuutta
• Panosta selkeään rakenteeseen ja helppolukuisuuteen
• Lisää mukaan esimerkkejä ja ohjeita kuinka materiaalia voi hyödyntää
• Testaa myös lopputuotosten toimivuutta, jotta tulokset eivät jää pöytälaatikkoon

Miten tavoiteltu muutos konkretisoituu?

Kuuntele, mitä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus, Porvoon kaupunki ja Aluehallintovirasto kertoivat projektien hyödynnettävyyden suunnittelusta marraskuun Asiantuntijatuen Aamukahvien tallenteelta. Samalla voi ilmoittautua mukaan vuoden viimeisille Aamukahveille, joissa teemana on muutoksen konkretisointi!

Katso tallenne ja ilmoittaudu joulukuun tapahtumaan 9.12.2022 klo 8-9 täältä. 

Asiantuntijatuki-hankkeen projektien oppeja jaetaan kuukausittain yhteisillä aamukahveilla vuoden 2022 aikana. Edelliset vinkit ja seuraavan tilaisuuden ilmoittautumislinkin löydät DVV:n sivuilta: ilmoittaudu mukaan.

Aiemmat blogikirjoitukset: 

• Konkretiaa asiakasymmärryksessä - yllättäviä oivalluksia Asiantuntijatuen aamukahveilta (21.9.2022)

• Kuinka asiakasymmärryksestä ideoidaan ratkaisuja? Vinkkejä Asiantuntijatuen projekteilta (12.10.2022)

Jaathan oivalluksiasi meille sosiaalisessa mediassa tunnisteilla #Digiohjelma ja #Asiantuntijatuki