Johdammeko mutulla, jamulla vai tiedolla? - Lahti ja Asikkala ratkaisevat tiedolla johtamisen haastetta

Mitä tiedolla johtaminen on?

Tiedolla johtaminen voi olla epämääräiseltä kuulostava käsite, sillä se perustuu aineettomiin resursseihin, kuten hiljaiseen tietoon, osaamiseen ja dataan, sekä toimintaympäristön ja toimintatapojen muutokseen. Todellisuudessa tiedolla johtaminen tarkoittaa relevantin tiedon keräämistä, sen analysointia ja hyödyntämistä osana päätöksentekoa.

Tiedolla johtamisen yksi suurimmista haasteista on tunnistaa, mikä tiedosta on oikeasti tärkeää. Varsinkin silloin, kun tietoa kerätään useista lähteistä ja sitä kertyy merkittäviä määriä. On hyvä ymmärtää, että kaikkea tietoa ei voi hallita, vaan tavoitteena on saada tieto virtaamaan, eli jakaa saumattomasti tietoa eri osapuolten, ihmisten ja järjestelmien välillä.

Esimerkkinä kuntaan muuttava lapsiperhe

Syksyn aikana olemme paneutuneet laajaan tiedolla johtamisen haasteeseen. Projektin aikana Lahden kaupunki yhdessä Asikkalan kunnan kanssa tunnistaa tarvittavat kehitysaskeleet, jotta voidaan tarjota merkityksellistä ja laadukkaampaa asiakastietoa palveluiden kehittämiseen. Asiakastiedolla tarkoitetaan kaupungin palveluja käyttävään henkilöön, yritykseen tai yhteisöön liittyvää tietoa.

Esimerkkitapaukseksi valittiin kuntaan muuttava lapsiperhe. Aiheeseen liittyvää asiakastietoa selvitettiin eri järjestelmistä ja haastattelemalla kohderyhmälle palveluja tuottavia kaupungin toimijoita. Kootun aineiston ja yhteisen keskustelun pohjalta muodostuu kuvaus nykytilasta sekä analyysi eri tahojen tarpeista, yhteinen ymmärrys tiedolla johtamisesta ja sen soveltamisesta kunnassa.

Haastattelujen pohjalta on jo noussut esille tiedonsaantiin ja tiedon hyödyntämisen liittyviä kehityskohteita. Tiedolla johtamisen kehittäminen koetaan haasteena sen laajuuden vuoksi. Isossa organisaatiossa tieto helposti myös ”siiloutuu” organisaatiorajojen mukaan, eikä ole kaikkien käytössä. Aina ei myöskään tiedetä mitä tietoa tarvitaan ja mistä sen voisi saada. Tärkeänä koettiin, että myös asiakkaalla on mahdollisuus hyödyntää asiakastietoa.

Tavoitteenamme on paremmat palvelut asiakkaalle

Parempaa päätöksentekoa asiakastietoa hyödyntämällä

Aineiston pohjalta luomme visiotarinan tavoitetilasta, kuinka asiakastieto toimii arjessa päätöksenteon tukena. Tunnistamme prioriteetit ja luomme tiekartan tiedon hyödyntämiseen kaupungin toiminnassa siten, että jatkossa pystymme hyödyntämään asiakastietoa päätöksenteossa entistä paremmin. Tavoitteena on, että kuntalaiset saavat tarpeisiinsa perustuvia laadukkaita palveluja proaktiivisesti ja kustannustehokkaasti tuotettuna.

Projektin aikana kehitetään tiedolla johtamisen kulttuuria laajemminkin myös muiden kuntien palvelujen päätöksenteon tukemiseksi. Projekti tehdään yhteistyössä Digi- ja väestötietoviraston (DVV) kanssa ja VM:n rahoittamana ja ohjaamana.

Projektin yhteenveto ja materiaalit julkaistaan 15.12.2022 mennessä.