Nokia ja Lempäälä kokeilivat mobiilileimausta - uusi toimintamalli sai kiitosta johdolta ja kokeilijoilta

Nykyiset työajanseurantamenetelmät eivät tue nykyaikaista työtä, koska fyysiset leimauslaitteistot sijaitsevat työpaikan tiloissa. Myöskään yhtenäisiä koko kuntaa koskevia etätyön ohjeita ja linjauksia ei ole. Tästä johtuen muualla kuin työpaikalla tehtäviä työaikakirjauksia tehdään esimerkiksi erillisiin Excel-tiedostoihin, joita lähetetään esimiehille hyväksyttäviksi. Lisäksi työpaikoille muodostuu erilaisia epävirallisia työajanseurannan käytäntöjä, joista ei ole sovittu missään.

Nokian kaupunki sekä Lempäälän kunta lähtivät yhdessä tuumiin kehittämään kuntien työajanseurannan välineitä. Anoimme ja iloksemme saimme kokeiluun valtiovarainministeriön digikuntakokeilun rahoitusta. Siitä oli meille iso apu.

Mobiilityöajanseurannan kokeilulla haluttiin ottaa askel kohti johtamista, jossa ei mitata niinkään paikallaolotunteja vaan työnteon tuloksia, jotka perustuvat työntekijöille asetettuihin selkeisiin tavoitteisiin.  Väline on tässä vain yksi pieni osa kokonaisuutta mutta hyvin tärkeä.

Kokeilu toteutettiin kahden kunnan yhteistyönä ja monipuolisella kokeilijajoukolla

Mobiilityöajanseurannan digikokeilussa kehitettiin ja kuvattiin työajanseurannan prosesseja ja pelisääntöjä kokonaisuutena sekä selkeytettiin ja ohjeistettiin esimiesten, työntekijöiden ja mahdollisten ulkoisten toimijoiden rooleja prosessissa. Myös etätyöhön liittyvien käytäntöjen selkeyttäminen oli tarpeen.

Kokeilu toteutettiin Nokian ja Lempäälän yhteistyönä, koska käytössämme oli sama työajanseurannan järjestelmä. Lisäksi teemme hyvin paljon yhteistyötä muutenkin. Olemme molemmat kunnat mukana Tampereen seudun yhdeksän kunnan tietohallintoyhteistyössä. Tätä kautta tunsimme toisiamme ja yhteistyö oli helppo aloittaa.

Haimme kokeiluun testaajia avoimella ilmoituksessa intranetissä. Pidimme mielessä, että tarvitsemme henkilöitä eri toimialoilta, erilaisista työtehtävistä sekä henkilöitä, joilla oli erilaisia tapoja tehdä työajankirjausta. Näin halusimme varmistaa, että ymmärrämme kokonaisuuden. Saimme kasaan kattavan ryhmän molemmista kunnista.  Jo tässä vaiheessa oli nähtävissä, että kokeilulle oli suuri ”kysyntä” ja siltä odotetiin paljon.

Päätimme edetä työpajamalleilla ja palkkasimme niitä fasilitoimaan ulkopuolisen yrityksen. Yhteisissä työpajoissa kuvasimme toiminnan nykytilan, kartoitimme eri käyttäjäryhmien edustajien ongelmakohdat ja toiveet sekä teimme näiden pohjalta linjauksen siitä mitkä käyttäjäryhmät voivat olla osa mobiilityöajanseurannan kokeilua. Toisaalta teimme linjauksen myös siitä mihin työntekijäryhmiin mobiiliratkaisu ei sovi. Mobiilikirjaaminen on kuntakentässä uusi asia. Olikin selvää, että kokeilussa käytetään aikaa myös paikkariippumattoman työn käsitteen ymmärtämiseen.  Yhteinen ymmärrys siitä, että paikkariippumaton työ on yhtä arvokasta kuin paikalla tehtävä työ oli löydyttävä jo alkumetreillä.

Ohjeiden ja käytänteiden valmistuttua testiryhmä testasi uuden ohjelman, käyttöohjeet ja kommentoivat käytäneet. Saimme testaajilta hyvää palautetta jokaisesta osa-alueesta ja paransimme niiden perusteella käyttöohjeita sekä käyttöönoton prosessia. Testauksen jälkeen totesimme kokonaisuuden olevan kunnossa ja kokeilun onnistunen ainakin projektiryhmän näkökulmasta.

Onnistuneesta kokeilusta kohti pysyvää käytäntöä

Kokeilun jälkeen esittelimme tulokset kaupunginjohtajan johtoryhmässä. Johtoryhmäesittelyn tärkein tavoite oli saada johdon sitoumus siihen, että kokeilu siirtyy käyttöönottoon. Pyysimme lisäksi apua käyttäjäryhmien valintaan, koska halusimme, että henkilöstö on keskenään tasa-arvoisessa asemassa eikä valintaa käyttöönotosta tehdä operatiivisten esimiesten toimesta.  Johtoryhmän palaute oli kiittävää ja toimintamallin uudistusta pidettiin hyvänä. Keskustelua käytiin sekä luottamuksesta että siitä miten uudessa ajassa esimiesten tulee olla valppaana eri tavalla kuin aikaisemmin. Kaiken esimiestyön lähtökohtana on tietysti luottamus ja mobiilityöajanseuranta sopii aikaan. Palvelualuejohtajat sekä kaupunginjohtajat antoivat luvan siirtyä kokeilusta tuotantoon.

Mobiilityöajanseuranta vapauttaa työn tekemistä ajasta ja paikasta riippumattomaksi. Kaikkia esteitä se ei kuitenkaan poista. Työehtosopimuksissa sekä kuntakohtaisissa sopimuksissa on edelleen aikaan sidottuja liukumatyöaikoja kuten esimerkiksi kello 7-18 tai kello 7-20. Seuraavana etappina olisikin aloittaa keskustelut siitä, miten voisimme oikeasti mahdollistaa työn tekemisen niin, että työntekijä itse määrittelee sille sopivan ajan ja työn tekemistä mitataan riittävillä mittareilla eikä läsnäololla.  Tämä on vielä tulevaisuutta mutta asia jota ei sovi unohtaa.