Suunnannäyttäjät 2017: Ylioppilastutkinnon digitalisointi
Mistä on kyse?
Hankkeen tavoitteena oli digitalisoida ylioppilastutkinto ainakin siltä osin, joka näkyy ylioppilaskokelaalle ja mitä tapahtuu lukioissa. Toteutus olisi siis voinut minimissään olla sellainen, että kokelaat olisivat käyttäneet suorituksessaan tietokonetta lähinnä kirjoituskoneena. Suoritukset olisi printattu ja lähetetty lautakuntaan arvosteltavaksi.
Alusta saakka oli selvää, että tähän ei voi tyytyä, vaan pyritään kokonaisvaltaiseen muutokseen koko tutkintoprosessin osalta lähtien tehtävien laadinnasta ja päätyen digitaalisesti toteutetun kaksivaiheisen arvostelun kautta tulosten julkistamiseen uuden ylioppilastutkintorekisterin avulla. Kokonaisuuteen kuuluu siis koetehtävien laadinta, arvostelu, sähköinen asiointi tuhansine hallintopäätöksineen sekä kokonaan uusi ylioppilastutkintorekisteri aiemman lähes 25-vuotiaan rekisterin siirryttyä historiaan keväällä 2017
Mitä ja miten digiperiaatteita hyödynnettiin?
Asiakaslähtöisyys, nopea hyöty, helppokäyttöisyys, häiriötilanteet.
Ehdoton edellytys hankkeen onnistumiselle on ollut joustavuus ja nopeus. Hierarkia on minimoitu ja päätöksenteko on nopeaa. Tämä on mahdollistanut hyvin taloudellisen etenemisen, koska asioiden priorisointi voidaan tehdä ketterästi ja harkiten joka vaihetta riittävän pitkään. Näin säästytään turhilta työvaiheilta. Koko hanke on toteutettu yhteistyössä loppukäyttäjien kanssa. Ylioppilastutkinnon koejärjestelmästä tehtiin alkuvaiheessa lukioiden käyttöön kurssikoejärjestelmä, joka on ollut kaikkien käytettävissä vapaasti. Jo sitä ennen aloitettiin keskustelu lukioiden kanssa toiveista ja tarpeista. Kurssikoejärjestelmällä on tehty tähän mennessä selvästi yli puoli miljoonaa koesuoritusta ja niiden myötä saatu valtavasti kehittämisehdotuksia, joita on pyritty toteuttamaan mahdollisuuksien mukaan. Uudistukset jatkuvat sen osalta. Samalla lukioissa on opittu itse ratkomaan häiriötilanteita tarvittaessa yhteistyössä YTL:n erillisen tukiryhmän kanssa.
Lukioihin on kasvanut aktiivisten kehittäjien ryhmä, joka omalta osaltaan edistää digitalisaatiota kunnissa. Sähköisen asioinnin kautta lukioiden työntekijät ovat siirtyneet käyttämään erilaisia anomuksia tehdessään digitaalisia mahdollisuuksia. Hankkeen toteutuksessa on käytetty avoimen lähdekoodin komponentteja. Esimerkiksi matematiikan kirjoittamista varten tehtiin erillinen avoimen lähdekoodin editori. Jatkossa muut kiinnostuneet (kustantajat yms.) voivat edelleen hyödyntää tehtyä työtä. Valmiista palveluista on hyödynnetty vahvaa tunnistautumista ja opintopolku-järjestelmää.
Mitä opimme projektin aikana?
Olemme oppineet ketterän kehityksen toimintaperiaatteen digitalisointihankkeen myötä. Se on opettanut meille aiempaa joustavampia toimintatapoja ja epävarmuuden sietokykyä.
Jos olisimme yrittäneet toteuttaa hanketta perinteisen IT-hankkeen tavoin määrittelemällä valmis tuote (koejärjestelmä, tutkintorekisteri) mahdollisimman tarkasti, olisimme tehneet karhunpalveluksen lukioille. Tuskin kukaan olisi pystynyt ennalta kuvittelemaan, millaisia asioita tarvitaan tuleviin koetehtäviin tekniikan kehittyessä ja mahdollistaessa kaiken aikaa lisää.
Koejärjestelmän on kehityttävä muun maailman kehityksen mukana. Ketterän kehitykset toimintatavat ovat muuttaneet kanslian toimintatapoja merkittävästi. Siirryimme työskentelemään aiemman vahvan yksilötyöskentelyn sijaan tiimeissä. Tiimit puolestaan pitävät ketterän kehityksen tapaan kiireaikaan dailyja jakaen tehtäviä tarvittaessa uudelleen tiimin sisällä ja hyödyntäen tarvittaessa muita tiimejä. Kanban-seinät ovat osa työskentelytapaa myös kanslian perusprosesseissa. Ketterä kehitys on opettanut meille uskallusta kokeiluun. Olemme paljon aiempaa enemmän yhteydessä loppukäyttäjiin (lukioihin), saamme palautetta ja kehittämisehdotuksia. Olemme ylpeitä siitä, että olemme oppineet tekemään työtä entistä enemmän yhdessä ja joustavasti luottaen toinen toisemme osaamiseen.
Käytämme aktiivisesti reaaliaikaista chatiä osana työskentelyämme. Kaikki asiat eivät siis liity suoraan digitalisaatioon, osa on tullut digitalisaation sivutuotteena ja ketterän kehityksen menetelmien soveltamisena.
Keskeneräisen tuotteen lanseeraaminen kaikkien lukioiden käyttöön, ei ole kaikilta osin ollut helppoa. Nykyisessä viestintämaailmassa sosiaalisen median rooli on merkittävä ja siellä avaudutaan varsin paljon nimenomaan negatiivisesti sävytetyin viestein.
Olemme lisänneet somenäkyvyyttämme ja pyrimme vastaamaan ongelmatilanteisiin nopeasti. Epävarmuuden sietäminen ei ollut varsinkaan alkuvaiheessa helppoa myöskään lautakunnan sisällä tehtävänlaatijoille tai kanslialle. Hankkeen alusta alkaen tiedostimme, että viestinnällä on hankkeessa merkittävä rooli.
Alussa panostimme kasvokkain tapahtuvaan viestintään, erilaisissa tilaisuuksissa rehtorien ja opettajien tapaamiseen. Hankkeen edetessä tähän ei ollut enää resursseja joten kirjallisen viestinnän, virallisten tiedotteiden ja blogien rooli kasvoi. Osallistumme tähän kisaan, koska toivoisimme ketterän kehityksen menetelmien ja matalan hierarkian suoman joustavuuden leviävän julkishallinnossakin. Omat kokemuksemme ovat positiivisia ja olemme innokkaista jakamaan niitä kiinnostuneiden kanssa.
