Suunnannäyttäjät 2017: Kehmet-tiimi
Mistä on kyse?
Helsingin kaupungin ICT-kehitysmallissa arkkitehtuuri, tietosuoja, tietoturva sekä hankinnan osa-alueet on sulautettu suoraan ketteriin menetelmiin ja perinteiseen menetelmään.
Kehmetin tavoitteena on julkisten palvelujen digitalisointityön mullistava toimintatapa. Kehmet tuo ydintoiminnan johtamisen ja ICT-toiminnot konkreettisella tasolla ratkomaan samaa digitalisaatiohaastetta. Kehmet avaa asiakkaan huomioinnin käytännön toimiksi. Kehmet auttaa tunnistamaan juuri sillä hetkellä parhaat kohteet digitalisoitavaksi ja sen jälkeen ohjaa yksinkertaisesti ja konkreettisesti, miten ensin kokeillaan vaihtoehtoja ja miten sitten julkisessa hallinnossa päätetään ja toteutetaan asiakasta osallistaen täysimittainen digitaalinen ratkaisu.
Kehmet perustuu 50 viitekehykseen, ohjeeseen, lakiin, EU-direktiiviin ja -asetukseen, jotka Kehmet yksinkertaistaa yhdeksi helposti lähestyttäväksi paketiksi. Kehmet on ensimmäinen täysin julkisesti ja avoimesti saatavilla oleva digitaalisen kehittämisen konkreettinen viitekehys Suomessa. Kehmet on jo nyt saanut erityistä kiitosta ilahduttavan poikkeavasta ja helposti lähestyttävästä kokonaisuudesta. Kehmetissä on minimoitu digijargon ja tarpeeton tekniikka. Asiat esitetään konkreettisesti. Kehmet ei jätä tuoteomistajaa yksin, vaan kertoo suoraan, mitä missäkin yhteydessä kannattaa huomioida ja tehdä. Asiakas ei pääse unohtumaan korulauseeksi eivätkä käytännön kehitystoimet pääse etääntymään ydintoiminnan aidoista haasteista. Kaikki voivat käyttää. Raja-aitoja ja esteitä ei ole. Kehmet on rakennettu niin, että se kehittyy koko ajan. Kehmet kollaboraatio imee jatkuvasti vaikutteita konkreettisista kehitystoimista.
Mitä ja miten digiperiaatteita hyödynnettiin?
Toteutuksemme perustuu pitkälti julkisen hallinnon digitalisaatioperiaatteisiin. Olemme osallistaneet asiakkaita heti alusta lähtien ja huolehtineet, että työmme tulokset ovat julkisesti saatavilla ja kommentoitavissa koko kehityksen ajan. Pelkkä saatavilla olo ei ole meille riittänyt vaan olemme osallistaneet kohderyhmiä aktiivisesti houkuttelemalla ideoita työpajoissa ja kannustamalla sähköiseen palautteeseen. Koko kehitysprosessin ajan olemme pyrkineet maksimoimaan ohjeistuksen käytöstä saatavat opit ja hyödyn Kehmetin asiakasrajapintojen kanssa.
Meillä on mm. jatkuvassa käytössä automatisoitu palautekanava, joka on suoraan kiinnitetty Kehmet:n Kanban-tauluohjaukseen. Kehmet on ensimmäisiä kattavia julkiselle hallinnolle kehitettyjä ratkaisuja vaikealla digitaalisen kehittämisen ohjausalueella, joka saa jatkuvaa positiivista asiakaspalautetta helppokäyttöisyydestään, ajankohtaisuudestaan ja lähestyttävyydestään.
Kehmet on muotoiltu tarkoituksella niin, että kehittämistyön ohjeistus on selkeää ja johdonmukaista ja monimutkaisetkin asiat esitetään helposti lähestyttävällä tavalla. Tarjotut ohjeet ja käytännöt ovat heti käyttökelpoisia ja tuottavat asiakkaalle välittömästi hyötyä ilman raskasta koulutustarvetta. Kehmet perustuu julkisesti ja sähköisesti saatavilla oleviin lähteisiin, mutta yksinkertaistaa ja yhdistää ne helposti lähestyttäväksi kokonaisuudeksi. Kehmet on täysin julkinen ja koko ajan saatavilla Internetissä. Palvelulla on kotipaikka ja selkeä omistaja Helsingin kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosastossa.
Mitä opimme projektin aikana?
Olemme ylpeitä siitä että olemme nöyriä. Kehmetin mottona on asiakas - emme me. Olemme onnistuneet kääntämään digi- ja tekniikkafokuksen asiakkaan ongelmiin ja todellisiin haasteisiin. Meillä Kehmetissä digitalisointi on asiakkaan kuuntelua, yksinkertaistamista, sujuvoittamista, välittömyyttä ja asiakkaalle näkyvää selkeyttä. Kaikki se, mikä Kehmetiin sisältyy lähtee siitä ajattelusta, että asiakas saa parhaan palvelukokemuksen, ei joudu ihmettelemään, saa tarvitsemansa sujuvasti ja palvelu on mahdollisimman helposti saatavilla. Toimeenpano on opettanut meille, että kuuntelu ja huomiointi ja osallistaminen on tärkeää.
Pioneerityö on haasteellista. Kehmetin suurin lisäarvo on ennakkoluulottomassa paketoinnissa. Kehmet on sisällöllisesti yleisesti parhaiksi käytännöiksi tunnustettuja asioita ja toimintatapoja. Kehmet muotoilee hankalasti lähestyttävän sisällön helposti lähestyttäväksi, sekä tarjoilee ratkaisun erittäin helpolla tavalla julkisesti suoraan Internetissä. Kehmetin hankalin osa-alue on ollut palvelumuotoilu ja sitä kautta helppokäyttöisyyden tuottaminen. Kehmet on pitänyt tehdä pohjajuurista lähtien ajattelemalla ja konseptoimalla kokonaisuus kokonaan uudesta näkökulmasta. Onnistumisen avain on ollut pitkälle viedyssä tiimiyttämisessä ja hyvän sekä innostavan kehittämisympäristön luomisessa, missä on vain hyviä ja vielä parempia ideoita. Parhaat olemme sitten innolla toteuttaneet. Onnistumisen avain on myös ollut oman kehittymisen aktiivisessa tukemisessa. Koko tiimi on saanut nauttia vahvasta tuesta ottaa tärkeistä asioista ja ajatuksista selvää. Tiimi on myös voinut järjestelmällisesti kouluttautua tarpeellisiin sisältöihin. Kehmetin sivutuotteena on kyetty nostamaan organisaation yleistä osaamistasoa digitalisaatiosta.
