Suunnannäyttäjät 2017: Oikeusministeriön Aineistopankki-hanke (AIPA)
Mistä on kyse?
Hankkeessa luodaan asian- ja dokumentinhallinnan toimintaprosesseja tehostava ja yhtenäistävä tietojärjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa poikkihallinnollisen sähköisen yhteistyön muiden viranomaisten kanssa. Hankkeessa kehitetään syyttäjänvirastojen ja yleisten tuomioistuinten toimintoja. Hankkeen päätavoitteena on luoda yhtenäinen järjestelmä, jossa syyttäjänvirastot ja yleiset tuomioistuimet käsittelevät sähköisesti kaikki lainkäyttöasioita koskevat toimintonsa asian vireille tulosta sen ratkaisemiseen ja arkistointiin saakka.
Käytännössä toimintaprosessit digitalisoituvat kokonaan, mistä rakentuu hankkeen toinen pääasiallinen tavoite: yleisten tuomioistuinten ja syyttäjälaitoksen henkilöstön valmiuksien kehittäminen siten, että he kykenevät työskentelemään digitaalisesti ja toteuttamaan oikeudenkäyntiprosessit sähköisesti. Koska hanke on ennen kaikkea toiminnan muutokseen keskittyvä hanke, jonka rinnalla rakennetaan käyttäjäystävällinen, keskeisten käyttäjien toiminnallisia tarpeita vastaava tietojärjestelmä, todettiin jo melko varhaisessa vaiheessa, että lainkäytön digitalisoitumiseen liittyvä toiminnan muutos edellyttää mittavan muutosjohtamishankkeen, jotta noin 3500 henkilön sektorin työskentelyvalmiudet voidaan saattaa sille tasolle, että henkilöstö kykenee digitaaliseen työskentelyyn.
Rakennettaessa toiminnan muutokseen tähtäävää johdon ja henkilöstön kehittämissuunnitelmaa sekä tiekarttaa tarvittavista toimenpiteistä, todettiin, että digitalisoitumista tukevat valmiudet ovat niin vähäiset nykytilanteessa, että tarvitaan vapaaehtoisuuteen perustuva, muutoksentekijäverkosto, jonka kokemuksia ja osaamista on mahdollista hyödyntää valtakunnallisesti, virastotasolla sekä tietojärjestelmäkehityksessä. Muutoksentekijäverkoston rakentaminen sai tukea myös virastojen johdolta, jonka kanssa käydyissä keskusteluissa todettiin, että tehty ratkaisu on kustannusvaikutuksiltaan edullisin, mutta todennäköisesti myös vaikuttavin.
Digitalisoituminen nähtiin niin uusia valmiuksia edellyttäväksi kehitykseksi, että OM:n AIPA-hanketoimisto koulutustiiminsä päättämänä, päätti muodostaa uudenlaisen kokeilukulttuuriin perustuvan muutosjohtamisverkoston, jonka työskentely on osoittautunut korvaamattoman tärkeäksi ja vaikuttavaksi. Verkoston työskentelyn myötä on syntynyt ensimmäinen sähköisen oikeudenkäynnin konsepti, jolla haastetaan kaikki oikeusprosessien osapuolet mukaan keskusteluun parempien, digitaalisten palveluiden tuottamiseksi.
Mitä ja miten digiperiaatteita hyödynnettiin?
AIPA-hankkeessa on edetty tietojärjestelmäkehityksen osalta toisen käyttöönottovaiheen valmisteluun. Talven 2017 aikana otettiin käyttöön sakkomenettelyyn liittyvä AIPA-tietojärjestelmän toiminnallisuudet. Hankkeen uusi toimintapa käyttää hallinnonalan edustajien osaamista tietojärjestelmän määrittelyssä yhdessä tietojärjestelmän rakentamisen asiantuntijoiden kanssa vaikuttaa olleen erinomainen ratkaisu. Rakentumassa on ns. ketterään kehitykseen perustuva tietojärjestelmän kehittämismalli, jossa eri asiaryhmille on määritelty prosessiomistaja sekä hallinnonalalta rekrytoitu satelliittiorganisaatio palautteen saamiseksi. Tietojärjestelmän avulla luotiin valtakunnallinen työjonojärjestelmä, joka mahdollistaa digitaalisen työskentelyn sekä vähentää merkittävästi työprosesseja, joissa samaa tietoa syötetään useita kertoja eri paikkoihin. Vastaavasti digitalisoitumiseen liittyvissä henkilöstön kehittämis- ja muutosjohtamisprojekteissa on korostettu sähköisen työskentelyn etuja tiedon siirtyessä jouhevasti sähköisesti osapuolelta toiselle ilman moninkertaista papereiden tulostamista, käsin tehtäviä merkintöjä jne.
Syksyn 2017 lopussa tavoitteena on siirtyä seuraavaan tietojärjestelmän käyttöönottovaiheeseen salaisten pakkokeinojen osalta. Tietojärjestelmäkehitys etenee siten samanaikaisesti, kuin digitalisoitumiseen liittyvät osaamisen kehittämisen toimenpiteet ja kokeilukulttuurin kehittäminen. Tietojärjestelmäkehityksessä huomioidaan myös useita muita digitalisoitumiseen liittyviä hankkeita kuten poliisin VITJA-järjestelmän kehitys, ROTI-hanke, URA-hanke, KAPA, Sähke 2 jne. Lainkäytön digitalisoitumiseen liittyvän kokeilukulttuurin ja sähköisen oikeudenkäynnin konseptin luominen perustui Oikeusministeriön aineistopankki-hankkeen hanketyötä tukevaan, digitalisaatioon liittyvien valmiuksien rakentamiseen luomalla valtakunnallinen muutoksentekijäverkosto, joka kattaa jokaisen syyttäjälaitoksen ja yleisten tuomioistuinten viraston.
Liian usein digitalisoitumis- ja tietojärjestelmäkehityksessä unohdetaan, että varsinaisen toiminnan muutoksen sinetöivät ihmiset. Mikäli valmiudet eivät suurilla hallinnonaloilla riitä digitaaliseen työskentelyyn, todelliset edut jäävät saavuttamatta. AIPAn muutoksentekijäverkoston toiminnan tavoitteena oli ja on edelleen kokeilla ja pilotoida sähköistä työskentelyä. Saatuja kokemuksia jaetaan valtakunnalliseen käyttöön ja on tarkoitus hyödyntää suoraan siirryttäessä käyttämään tietojärjestelmää, jonka tavoitteena on lainkäytön digitalisoituminen. Sen sijaan, että sähköisen työskentelyn edellyttämät valmiudet olisi ”pakkokoulutettu” perustietojärjestelmän käyttöönottokoulutuksena, olemme todenneet, että vapaaehtoisuus ja rohkeus kokeilla uusia työnteon tapoja on tuottanut moninkertaisen hyödyn sekä tietojärjestelmäkehitykselle että virastojen sisäiselle osaamisen kehittymiselle.
Kokeiltaessa mahdollisimman sähköistä työskentelyä, opitaan ymmärtämään myös työprosessien muuttumiseen liittyviä kysymyksiä. Kun viereisessä huoneessa työskentelevä kollega luopuu papereistaan, ottaa 2-3 näyttöä käyttöön ja alkaa istua oikeudenkäyntejään pdf-työskentelyä hyödyntäen täysin sähköisesti, hän toimii esimerkkinä, joka ei voi olla herättämättä kiinnostusta. Kokeilut ovat synnyttäneet myös virastojen yli käytäviä sidosryhmäkeskusteluja ja työnteon tapoihin liittyviä toiminnan muutoksia. Kun henkilöstöllä on aito mahdollisuus vaikuttaa, kokeilla ja ottaa haltuun uusia työskentelyvalmiuksia, voidaan sanoa, että on päästy valtakunnallisella tasolla huomattavasti mittavampaan osaamisen kehittymiseen, kuin ns. pakkokoulutuksella.
Rekrytoitujen 250 vapaaehtoisen, työnteon tapojen muutoksesta kiinnostuneen alueellisen avainvaikuttajan sekä ”virastokouluttajan” valmennusten innoittamana on syntynyt noin 100 sähköistä työskentelyä kokeilevaa pilottia sekä työprosessien kehittämiskohdetta. Sähköisistä piloteista saadut kokemukset käsitellään alueellisten avainvaikuttajien verkostototapaamisissa, joissa on valtakunnallisen AIPA-hanketoimiston edustajat läsnä kuulemassa, keskustelemassa ja ideoimassa toiminnan muutosta tukevia toimenpiteitä. Muutosagenttien verkoston valmennusten kautta on luotu hieno yhteishenki, josta huokuu jokaisen mahdollisuus vaikuttaa luotaviin tulevaisuuden työn teon tapoihin sekä digitalisoituvan oikeuslaitoksen uuteen tietojärjestelmään. Kokeiluista saaduista kokemuksista on synnytetty myös täysin muutoksentekijäverkoston tuottamana sähköisen oikeudenkäynnin konsepti, jonka valtakunnallinen jalkauttaminen suoritetaan vuoden 2017 aikana. Vuoden 2017 pääasiallisena tavoitteena on haastaa sähköisen oikeudenkäynnin konseptin ratkaisuja ja pyrkiä löytämään entistä ketterämmät, yksinkertaisemmat ja mielekkäämmät työmenetelmät. Siten kuluvana vuonna toteutetaan noin 120 koulutuspäivää paikallisesti, virastojen henkilöstöä kokeilukulttuuriin ja digitaalisten valmiuksien hankkimiseen kannustaen. Lisäksi hyödynnämme monia sähköisiä osaamisen kehittämisen keinoja Skype-/videosiltakoulutusten, webinaarien sekä valtakunnallisten verkostotapaamisten muodossa.
Mitä opimme projektin aikana?
Lähdimme tyhjästä liikkeelle. Tietojärjestelmäkehityksen malli, jossa tietojärjestelmän prosessien määrittelyä tekevät hallinnonalan edustajat, tuomioistuinten ja syyttäjien sekä sidosryhmien edustajat yhdessä tietojärjestelmäkehityksen asiantuntijoiden kanssa, on täysin uusi OM:n hallinnonalalla. Kun ensimmäinen osio AIPAsta otettiin käyttöön, todettiin, että tehty ratkaisu oli täysin oikea. Käyttäjille tehty tietojärjestelmän käytettävyyden arviointi osoitti, että käyttäjät ovat todella tyytyväisiä uuteen järjestelmään ja järjestelmän ensi vaiheissa myös ns. uuden järjestelmän virheitä on ollut poikkeuksellisen vähän.
Tietojärjestelmäkehitys etenee ketterän kehityksen mallilla, ns. tietojärjestelmäluurangon, prosessin omistajien ja satelliittityöryhmien työskentelyn yhdistäen. Samanaikaisesti toiminnan muutosta fasilitoiva kehittäjätiimi kannustaa hallinnonalan henkilöstöä kokeilemaan sähköistä työskentelyä nykyvälinein ja antamaan palautetta, joka huomioidaan suoraan tietojärjestelmäkehityksen ratkaisuja tehtäessä. Hallinnonalan henkilöstön kokeiluiden tulosten huomioimisesta pyritään viestimään jatkuvasti, jotta heille muodostuu käsitys, miten tärkeässä roolissa kokeilusta saadut tulokset ovat.
Henkilöstön digitalisoitumiseen valmistautumiseen liittyen kehittäjätiiminä olemme oppineet, että suurin este toiminnan muutoksen kehittämiselle ovat kankeat rakenteet ja paras valtti vapaaehtoisten innokkaan asenteen tukeminen ja kannustaminen. Suosittelemme ehdottomasti kokeilukulttuurin joukkoistamista: pieniä tai suuria kokeiluita, olennaista on, että kokeillessa syntyy osaamisen ja oppimisen elämyksiä, jotka helpottavat henkilöstön työn tekemistä. Kun kokeiluita on riittävän paljon, pääsemme vertailemaan opittua ja konseptoimaan valtakunnalliselle toiminnalle periaatteita.
Tämä näkyy suoraan kansalaisten ja sidosryhmien parempana palveluna. Lisäksi olennaista on, että organisaatioiden kaikki henkilöstöryhmät osallistetaan kokeilukulttuurin synnyttämiseen. Riittävä aikataulullinen ennakointi digitalisoitumisen edellyttävien valmiuksien omaksumiseen on syytä huomioida. Kun toiminnan muutoksen tukiprosessi rakentuu valtakunnallisesti, kymmenien virastojen muutosagenttien rekrytoinnilla, perusvalmiudet antavalla valmennuksella ja valtakunnallisesti koordinoiduilla kokeiluiden seurannalla, on mahdollista saada aikaan yhdessä tekemisen kulttuuri, jossa jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa sekä toiminnan muutokseen että tietojärjestelmän kehitykseen saatujen kokeiluiden perusteella.
Tietojärjestelmäkehitys eteni ensimmäiset vuodet suhteellisen hitaasti, koska oikeuslaitoksen työprosesseihin ja toimintaan liittyviä valmiita tuoteratkaisuja ei tuntunut olevan. Järjestelmätoimituksen mallia on muutettu ja nykyinen ketterän kehityksen työtapa tuntuu erittäin toimivalta ja nopeammin edistyvältä.
Digitalisoituminen edellyttää ennen kaikkea organisaatioiden toimintaprosessien tunnistamista ja innovatiivista ajattelua työnteon tapojen tarkastelussa. Kun vapaaehtoiset, aktiiviset muutosagentit saatiin valmennettua sähköiseen työskentelyyn ja luotua uskoa kokeilukulttuurin kehittämisestä, törmäsimme usein rakenteellisiin kysymyksiin: ”miksi minun pitäisi muuttaa työtapaani tai tuottaa sidosryhmille jotain”.
AIPA-koulutustiimi on työskennellyt aktiivisesti yhteistyöhön liittyvien ratkaisujen edistämiseksi tavaten eri prosessien osapuolia ja luoden yhteistä keskustelua esim. verkostotapaamisissa tai paikallisissa kohtaamisissa. Toinen suuri haaste on valtion keskitettyjen palveluiden hitaus ja kankeus (esim. tietotekniikkaan tai digitalisoitumista tukevaan av-tekniikkaan, langattomaan työskentelyyn ym. liittyen.)
Kokeilukulttuurin edistäjät ovat tuoneet viestiä siitä, että kokeilut eivät edisty ennen kuin esim. Valtori pystyy auttamaan tai ratkaisemaan jonkin ongelman. Hanketoimisto on pyrkinyt aktiivisesti edistämään em. laitekantoihin tai sidosryhmätyöskentelyyn liittyviä prosesseja. Monia asioita on saatu edistettyä, mutta keskitettyjen palveluiden kuukausien viive ratkaisuehdotuksissa aiheuttaa edelleen haasteita, vaikka niiden eteen tehdään sinnikkäästi töitä.
