Suunnannäyttäjät 2019: eTentti-oppimisympäristö
Hankkeen tavoitteena oli saada Turvallisuus- ja elintarvikevirasto Tukesin toimialojen käytönvalvojien sekä räjähteiden kaupan, valmistuksen ja varastoinnin vastuuhenkilöiden tentit sähköisiksi ja mahdollistaa tenttien verkkomaksaminen.
Tenttejä on järjestetty lähes 20 vuotta ns. paperitentteinä ja usealla eri paikkakunnalla. Tenttejä on tehty noin 1700 kpl vuosittain. Tenttien järjestäminen on vaatinut Tukesin resursseja tenttien käytännön järjestelyihin, joita ovat olleet mm. ilmoittautumisten vastaanottaminen, tenttikysymysten luonti, tenttikysymyspapereiden kopiointi, tilavaraukset usealla eri paikkakunnalla, tenttien tarkistaminen, laskutus ja tenttitodistuksen muodostaminen ja postittaminen.
Hanke on nyt valmis ja Tukesin eTentti-oppimisympäristössä voi suorittaa vaarallisten kemikaalien, maakaasun ja nestekaasun käytönvalvojatentin, kaivosturvallisuuden vastuuhenkilön, ilotulitteiden ja ampumatarvikkeiden kaupan sekä räjähteiden valmistuksen ja varastoinnin vastuuhenkilöiden tentin ajasta ja paikasta riippumatta ja maksamalla tentti etukäteen verkkokaupassa. Tentit voi suorittaa myös ruotsinkielellä. Tenttijä voi hyväksytyn tenttisuorituksen jälkeen ladata ja tulostaa itselleen todistuksen suoritetusta tentistä.
Oppimisympäristöalustana on Moodle, joka räätälöitiin Tukesin tarpeita vastaavaksi. Oppimisympäristöstä tenttijä saa myös käyttöönsä tarvittavan tenttimateriaalin ja hän voi tutustua ja harjoitella etukäteen, miten sähköinen tentti toimii. Oppimisympäristöön tehtiin jokaista tenttityyppiä varten laaja kysymyspankki, jotta kysymysten kopiointi ei onnistuisi eli jokaisessa tentissä kysymykset ovat erilaisia ja eri järjestyksessä. Tenttimateriaali saa olla käytössä tenttiä tehdessä, kuten aiemminkin.
Verkkokaupassa olemme mahdollistaneet ns. tenttikoodien ostamisen. Yrityksen edustaja voi ostaa 1-10 kpl tenttikoodeja, jolloin tenttiin tulevan yrityksen edustajan ei tarvitse huolehtia itse tentin maksamisesta. Tenttikoodit ovat voimassa kolme kuukautta. Prosessi tentin ostamisesta tentin suorittamiseen on pyritty tekemään mahdollisimman selkeäksi eri järjestelmien rajapintoja yhteen sovittamalla. Tentin tavoitteissa on onnistuttu ja koko prosessi toimii nyt aukottomasti ilman tukeslaisen virkailijan manuaalista työtä. Verkkokaupasta laskutustiedot siirtyvät siirtotiedostona Tukesin laskuja hoitavalle Palkeille. Oppimisympäristöstä tenttijöiden tenttitiedot siirtyvät Tukesin tutkintorekisteriin automaattisesti. Oppimisympäristöön tunnistaudutaan vahvasti suomi.fi -tunnistautumisella.
Kaikki Tukesin vastuulla olevat kahdeksan tenttiä ovat palvelussa tentittävissä suomeksi ja ruotsiksi ajasta ja paikasta riippumatta.
Kestävyys ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus
eTentti tuottaa merkittäviä resurssisäästöjä sekä työajassa että rahassa mitattuna. Eduista hyötyvät sekä Tukes että tutkintoja suorittavat asiakkaat. Lisäksi eTentin hiilijalanjälki on perinteisiä tutkintoja huomattavasti pienempi. Perinteisissä paperitenteissä tukeslaisten aikaa kului koemateriaalin valmisteluun ja kopiointiin, tutkintopaikkakunnille ja sieltä takaisin matkustamiseen, tutkintotilaisuuksiin, laskutukseen ja muuhun toimistotyöhön, tenttien tarkastukseen sekä todistusten laadintaan ja postitukseen.
Arvion mukaan eTenteistä syntyy aikasäästöä Tukesille yli 850 tuntia ja asiakkaille yhteensä yli 2 500 tuntia vuodessa. eTentti vähentää ympäristökuormitusta, kun tukeslaisten matkustaminen vähenee. Vielä merkittävämpää on, millainen muutos eTenteillä on tutkintoasiakkaiden matkustamisesta aiheutuvaan ilmastokuormitukseen. Kaikki tutkintoja varten tehdyt matkat aiheuttivat viime vuonna arviolta 41 621 kg CO2-päästöjä; tänä vuonna CO2-päästömääräksi arvioidaan 6 907 kg. Arvio perustuu siihen, että suurin osa asiakkaista matkustaa työpaikalleen tenttiä varten. Tällä olettamuksella päästövähennys olisi yli 80 prosenttia. Vuonna 2018 tutkintojen järjestäminen maksoi Tukesille yhteensä noin 40 000 euroa. eTentti-oppimisympäristön tekeminen maksoi noin 50 000 euroa. Jatkossa sen käyttökustannusten arvioidaan olevan noin 15 000 euroa vuodessa. Järjestelmä maksaa siis itsensä varsin nopeasti takaisin.
Onnistumiset ja haasteet
Olemme ylpeitä siitä, että kaikki manuaalinen työ ja mahdollinen matkustus tenttipaikalle jäi pois sähköistämisen myötä. Hyvä asia on myös, että oppimisympäristöalusta mahdollistaa tenttien ja tenttimisen jatkuvan kehittämisen mm. tulleiden asiakaspalautteiden perusteella. Hienoa, että verkkomaksaminenkin saatiin onnistumaan, sillä laskutus jälkikäteen oli paljon resursseja vaativaa. Verkkomaksaminen on Tukesin kohdalla nyt pilotoitu tässä hankkeessa ja nyt vain Tukesin täytyy suunnitella verkkomaksamisen laajennusta muihinkin sähköisiin palveluihin, sillä laskutukseen kuluva työaika on ollut kohtuullisen suuri.
Haastavaa oli tenttijöiden ja joidenkin tukeslaisten epäluulo siitä, että valvomatonta tentin tekoa käytetään väärin; tehdään tentti yhdessä tai yhtä aikaa kaverin tai kollegan kanssa ja kuvataan tai kopioidaan leikepöydälle tenttikysymyksiä. Nämä luulot ovat kuitenkin osoittautuneet turhiksi; palveluun on tehty vahva suomi.fi -tunnistautuminen ja jokainen tenttijä vakuuttaa toimivansa oikein ja säännösten mukaisesti. Lisäksi väärinkäyttömahdollisuuksia on karsittu niin, että jokaisen tentin taustalla on laaja kysymyspankki, jolloin jokaiseen tenttiin tulee eri kysymyksiä ja eri järjestyksessä. Tentin tekemisen yhdessä kollegan avustuksella voi ajatella olevan myös positiivinen oppimiskokemus eli voi olla hyödyllistä ja opettavaistakin tehdä tentti yhdessä, kunhan muistaa oman oppimisprosessinsa eikä suorita tenttiä vain suorittamisen pakon vuoksi.
