Suunnannäyttäjät 2019: Rakennusvalvonnan sähköiset palvelut
Kempeleen kunnalla on ollut tavoitteena sähköistää rakennusvalvonnan palvelunsa vuonna 2013 liittyessään mukaan Valtionvarainministeriön SADe-ohjelman rakennetun ympäristön sähköisen asiointipalvelun pilottikunnaksi. Kempeleen kunta on myöntänyt ensimmäiset rakennusluvat sähköisesti vuonna 2014. Kempeleen kunnan kasvuvauhti on viime vuosina ollut huima ja siitä johtuen rakennnusvalvonnan toimintatapojen tehostamiselle on ollut suuri tarve, hyödyntäen nykyaikaisia teknologioita.
Vuonna 2017 tavoitteeksi otettiin lopullinen toimintatapojen muuttaminen sähköiseksi. Rakennusvalvonta siirtyi käyttämään sähköistä pysyväisarkistoa, joka tarkoitti sitä, että asiakkaat pystyivät toimimaan täysin sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Rakennusvalvonnan sisäiset toimintatavat muutettiin asiakaslähtöiseksi ja asiakkaat ohjattiin käyttämään sähköistä palvelua 100 %.
Kempeleen rakennusvalvonta on toiminut täysin sähköisesti, ilman papereita vuodesta 2017. Vuonna 2018 tavoitteeksi otettiin rakennusvalvonnan paperisen arkiston muuttaminen sähköiseen muotoon. Paperiarkiston koko oli sillä hetkellä 80 hyllymetriä. Tavoitteeksi otettiin paperiarkistossa olevan aineiston saattaminen turvaan, sen löydettävyyden ja saatavuuden parantamiseksi.
Ensimmäinen lähtökohta arkiston digitoinnille oli paremman asiakaspalvelun tavoittelu ja viranomaisten arjen helpottaminen. Vuonna 2018 rakennusvalvonta laati digitointisuunnitelman, jota lähdettiin toteuttamaan. Paperisen arkiston siivous suoritettiin ensimmäisenä toimenpiteenä 2018 vuoden aikana. Rakennusvalvonta aloitti paperiarkiston muuttamisen sähköiseen muotoon 2019 vuoden alusta.
2019 vuoden talousarvioon varattiin määräraha hankkeen toteuttamiseen. Hankkeeseen palkattiin kaksi henkilöä, jotka koulutettiin tehtävään rakennusvalvonnan ja palveluntarjoajan kanssa yhdessä. Hanke saataneen päätökseen vuonna 2021.
Vuoden 2019 alusta Kempeleen rakennusvalvonta avasi avoimen rajapintapalvelun sähköiseen pysyväisarkistoonsa, joka mahdollistaa eri toimijoille mahdollisuuden hyödyntää rakennusvalvonnan julkista aineistoa omissa palveluissaan. Lupapistekauppa on ensimmäinen palvelu, jolle Kempeleen kunta on myöntänyt käyttöoikeuden rajapintapalveluun.
Lupapistekaupasta voidaan tarjota rakennusvalvonnan julkista aineistoa kiinteistönvälittäjille, suunnittelijoille ja yksityisille henkilöille. Palvelu säästää kaikkien aikaa ja vaivaa toimimalla mutkattomasti suoraan sähköisen verkon kautta ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelun toimittajalla on sähköiseen pysyväisarkistoon tarjolla myös toiminnallisuudet, joilla valittua aineistoa voidaan tarjota muille viranomaisille kuten palo- ja pelastusviranomaisille sekä poliisille. Muut viranomaiset voivat näin ollen hyödyntää rakennusvalvonnan aineistoa omassa työssään ja nopeuttaa toimintaansa pelastustehtävissään.
Kempeleen rakennusvalvonta toimii tällä hetkellä 100 % sähköisesti lupa-asioinnissa. Rakennusvalvontaan muodostuvat uudet aineistot siirtyvät sähköiseen pysyväisarkistoon. Toiminta on täysin paperitonta. Paperiarkiston digitointityö on käynnissä kahden henkilön voimin ja tarkoitus saada valmiiksi vuonna 2021. Kempeleen rakennusvalvonta toimii digitointityössä ilman kuntarajoja, eli Kempele tarjoaa digitointiapua myös muille kunnille. Tällä hetkellä Kempeleen rakennusvalvonta tarjoaa digitointiopastusta ja neuvontaa Helsingin rakennusvalvonnalle, myös muilta kunnilta on tullut kyselyä ja neuvontapyyntöjä digitointityöhön liittyen.
Kestävyys ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus
Rakennusvalvonnan sähköinen asiointi kokonaisuudessaan noudattaa valtakunnallisia linjauksia, Valtionvarainministeriön digitalisaation periaatteita. Valittu toimintatapa tukee kuntarajat ylittävää yhteistyötä ja tarjoaa palvelua yhdestä luukusta ilman turhaa pompottelua. Kaiken keskiössä on asiakaspalvelun turvaaminen ja parantaminen. Valittu toimintatapa noudattaa kaikkia viranomaismääräyksiä, esimerkiksi Sähke 2, arkistolaitoksen määräykset ja MRL.
Kestävyyden kannalta toimintapa tukee ja kannustaa ihmisiä toimimaan luontoa säästäen, ilman papereita ja turhaa liikkumista rakennusvalvontavirastoon. Kempeleen rakennusvalvonta on myös toiminnassaan pyrkinyt asiakaslähtöisyyteen ja turhan byrokratian poistamiseen, näissä onnistuen. Rakennusvalvonta on toimintatapojen muutoksissa ottanut huomioon asiakasnäkökulman.
Rakennusvalvonta pyrkii ohjaamaan rakennushankkeeseen ryhtyvää oikeaan suuntaan mm. avaamalla hankkeeseen ryhtyvälle lupahakemuksia valmiiksi, jotta kynnys projektin käynnistämiseen on mahdollisimman pieni ja hanke lähtee hyvin liikkeelle. Tällä toiminnalla on suuri konkreettinen yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Kempeleen rakennusvalvonta on jo vuosina 2018 ja 2019 avannut uusilla asemakaava-alueilla kaikille rakentajille lupahakemukset valmiiksi asiointipalveluun, jolla helpotetaan kaikkien työtä pitkässä juoksussa. Uusilla alueilla myös kuultavien naapureiden yhteystiedot hankkeen yhteydessä määritellään rakennusvalvonnan puolesta niin, että hankkeeseen ryhtyvä voi kuulla naapurit sähköisesti asiointipalvelun kautta.
Onnistumiset ja haasteet
Biometa Oy:n toimitusjohtaja Jari Karvosen palaute onnistuneen rakennuslupakäsittelyn jälkeen oli seuraava: ”Rakennuslupahanke saatiin hyvin liikkeelle. Virastossa tarvitsi käydä vain yhden kerran. Rakennusvalvonta neuvoi hakemuksen teon ja sähköisen palvelun käyttämisen. Yrittäjän aika on kortilla ja tämä Kempeleen kunnan toimintapa on erinomaista. Sähköinen lupapistepalvelu on äärimmäisen hyvä ja selkeä. Yrityksessämme yllätyttiin kuinka helposti ja nopeasti rakennuslupakäsittely saatiin hoidetuksi. Päätös hakemukselle tuli heti, kun kaikki dokumentit kirjattu hakemukselle, viiveitä ei ollut.” Jari toteaa myös: ”Kaikkien viranomaisten pitäisi toimia samalla tavalla!”
Kempeleen rakennusvalvonnan henkilökunta on pystynyt omalla asennemuutoksellaan luomaan ilmapiirin , jossa viranomainen pystyy apuvälineiden avulla muuttamaan omia toimintatapojaan jotka luovat vankan pohjan tulevalle kestävälle kehitykselle. Rakennusvalvonta on osa maankäyttöä ja rakentamista ja näin ollen tärkeä ja vaikuttavuudeltaan merkittävä osa kokonaisuutta. Tällä kestävällä kehityksellä voidaan parantaa rakennusvalvonnan osuutta rakennushankkeissa ja siitä jää jälki myös tulevaisuuteen. Pienikin kunta voi omalla asennemuutoksellaan olla edelläkävijä ja suunnannäyttäjä muille kunnille.
Hankkeen haaste on alunperin ollut luonnollisesti henkilöstön oma tietämättömyys hankkeen tavoitteista ja vaikutuksista. Asiointipalvelun lähdettyä liikkeelle asiakaskunta piti saada vakuuttuneeksi sähköisen asioinnin hyödyistä. Alkuvaiheessa myös koulutuksen merkitys omalle henkilökunnalle ja asiakkaille oli erittäin tärkeää. Asennetapakoulutus on ollut erittäin tärkeä osa sähköisen prosessin kehittämistä. Kehitystyön aikana on joutunut kaatamaan paljon raja-aitoja, joita ovat olleet pelko tulevasta, mihin dokumentit tallentuvat ja onko järjestelmät vedenpitävät, jos sattuu jotakin. Resursseja ei hankkeen alkuvaiheessa ole annettu käytettäväksi vaan kehitystyötä on tehty oman työn ohella.
